14. Danh Sách Chứng Từ

Trang danh sách chứng từ bao gồm tất cả các chứng từ hoá đơn ra, vào, khác của công ty

Biểu tượng trạng thái:

Khi làm việc với chứng từ hóa đơn, đôi khi có những chứng từ đặc biệt cần phải tắt kiểm tra để lưu, hoặc là những chứng từ chiết khấu, giảm giá hàng bán, hoặc là những chứng từ cần khóa cập nhật DGBQ... Những chứng từ này sẽ được hiển thị lên bảng chứng từ và có các trạng thái lần lượt tương ứng như sau:

1. Hình ổ khóa (xem hình): chứng từ đang khóa cập nhật DGBQ

2. Hình Tag: chứng từ chiết khấu, giảm giá hàng bán, hóa đơn điều chỉnh, hiển thị âm trên bảng chứng từ

3. Hình tròn có dấu ! : chứng từ tắt kiểm tra logic

Dựa vào đây các bạn sẽ biết trạng thái của các chứng từ. Nếu chứng từ nào không có các biểu tượng này thì là các chứng từ bình thường.

Bao gồm các chức năng: Kết xuất, Import chứng từ, Sửa hàng loạt

Chức năng kết xuất: Dùng để kết xuất danh sách chứng từ của công ty

Import chứng từ: Việc import chứng từ làm như sau: Bạn tải file mẫu về, nhập dữ liệu đầy đủ và sau đó up lên PM.

Lưu ý: Chỉ import được các loại hoá đơn VÀO/RA có 1 THUẾ SUẤT.

Đối với hoá đơn nội bộ như sao kê ngân hàng, các chứng từ lương, phân bổ khấu hao, nếu các bạn muốn import, hãy qua trang Danh Sách Chứng Từ Nội Bộ

Sửa hàng loạt:

Chức năng này giúp bạn sửa hàng loạt một số giá trị trong chứng từ.

Lưu ý: Chức năng này phần mềm không thực hiện kiểm tra nhiều, vì vậy, khi bạn thực hiện phải cẩn thận, kiểm tra kỹ lưỡng mới thực hiện. Không khuyến cáo dùng chức năng này nhiều.

Cách làm như sau:

Bước 1: Chọn các chứng từ cần sửa hàng loạt, sau đó ấn nút sửa hàng loạt. PM sẽ hiện ra như sau

Bước 2: Tích chọn vào các ô cần sửa hàng loạt. Ô nào không tích thì phần mềm hiểu là giữ nguyên không thay đổi.

Một số lưu ý quan trọng:

Khi bạn sửa Mã KH, nếu chứng từ đó có KH Nợ hoặc KH Có, phần mềm sẽ tự đổi KH Nợ hoặc KH Có theo Mã KHGD.

Khi bạn đổi TK Nợ hoặc TK Có thành 131 hoặc 331, phần mềm sẽ tự hiểu và đổi KH Nợ hoặc KH Có của chứng từ đó theo đúng vị trí tài khoản 131 hoặc 331 mà bạn hạch toán.

Khi bạn đổi từ PT, PC sang PHT, phần mềm sẽ không tự đổi hạch toán giúp bạn, bạn phải tích chọn cả 2 ô là Loại Chứng Từ, và TK Nợ hoặc TK Có, sau đó sửa thì mới là đúng. Nếu bạn chỉ chọn Loại Chứng Từ rồi sửa lại thì PM sẽ hiểu là chỉ sửa Loại Chứng Từ, không sửa TK Nợ hoặc TK Có. Khi đó, bạn sẽ bị sai.